মেইল মার্জ কি এবং মেইল মার্জের সুবিধাগুলি কি কি? : বন্ধুরা ভাবুন তো! মাত্র কয়েক মিনিটের মধ্যে আপনি কীভাবে কয়েকশ লোককে কয়েক শ চিঠি পৌঁছে দিতে পারেন। এর উত্তর হলো – মেইল মার্জ (Mail Merge)। যদি আপনি ইন্টারনেট ব্যবহার করেন এবং কম্পিউটারে MS Word অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি নিশ্চয়ই MS Word এর গুরুত্বপূর্ণ ফেচার্স Mail Merge এই নাম শুনেছেন। তবে ব্যবহারকারীরা এই বিশেষ ফেচার্স কে উপেক্ষা করে থেকেন.
বন্ধুরা যদি আপনি এখনও মেইল মার্জ ফেচার্সটি ব্যবহার না করেন, তাহলে এই ফেচার্সটি আপনার সময় এবং শক্তি উভয়ই সাশ্রয় করবে। কিভাবে? এটি জানতে, আপনাকে এই Article টি শেষ অবধি পড়তে হবে। আজকের নিবন্ধে, আপনি জানতে পারবেন মেইল মার্জ কি? | What is Mail Merge in Bengali, MS Word এ মেইল মার্জ কিভাবে ব্যবহার করবেন? এবং Mail Merge এর সুবিধাগুলি কি কি? তাহলে আসুন দেরি না করেই শুরু করা যাক এবং প্রথমে জানুন মেইল মার্জ কি? | What is Mail Merge in Bengali?
Table of Contents
মেইল মার্জ কি? (What is Mail Merge in Bengali)
MS Word এর Mail Merge এমন একটি সুবিধা যার মাধ্যমে অল্প সময়ের মধ্যে একাধিক ব্যবহারকারীর কাছে বিভিন্ন ধরণের চিঠি (আমন্ত্রণ কার্ড, ব্যক্তিগত চিঠিপত্র, অফিস চিঠি ইত্যাদি) প্রেরণ করা যেতে পারে। Mail Merge ফিচারটি সেই পরিস্থিতিতে সাহায্য করে যখন ব্যবহারকারীর এক চিঠি বা তথ্য কয়েক লক্ষ মানুষের কাছে পৌঁছাতে হয়! আপনি উদাহরণের সাহায্যে মেইল মার্জটি বুঝতে পারবেন!
ঠিক যেমন আমরা কয়েক শ বিবাহের আমন্ত্রণ কার্ডের নাম, ঠিকানা পরিবর্তন করে বিভিন্ন আত্মীয়দের কাছে প্রেরণ করি। একইভাবে, আমরা যদি কোনও আলাদা আলাদা Email Address এ কোনও তথ্য প্রেরণ করতে চাই, তবে আমরা তার জন্য মেইল মার্জ ফিচার্সটি ব্যবহার করি.
আপনি নিজে চিন্তা করুন, যদি আপনাকে 500 জন আলাদা আলাদা ব্যক্তিকে তাদের নামের সাথে চিঠি পাঠাতে চান, তাহলে এই জাতীয় পরিস্থিতিতে যদি আপনি এই সমস্ত লোকের জন্য একটি বিশেষ চিঠি লিখেন বা একই চিঠিটি Copy Paste করেন, তবে এতে অনেক সময় লাগবে.
তবে আপনি যদি স্মার্ট পদ্ধতিতে একই কাজ করেন, তাহলে আপনি এই কাজটি আরও স্বল্প সময়ে এবং আরও ভাল উপায়ে করতে সক্ষম হবেন। এই কাজটি করার জন্য আপনাকে MS Word সফ্টওয়্যারটিতে বিদ্যমান Mail Merge ফিচার্সটি ব্যবহার করার দরকার আছে। আপনি নিশ্চয়ই বুঝতে পেরেছেন যে মেইল মার্জটি আপনার পক্ষে কীভাবে কার্যকর হবে.
মেইল মার্জের সুবিধাগুলি কি কি? (Benefits of Mail Merge in Bengali)
1. সময় বাঁচায়
Mail Merge সেই সময় খুবই দরকারি হয় যখন আপনাকে একাধিক নথি এবং ফর্ম্যাট তৈরি করতে হয় এবং এই ডক্সের বেশিরভাগ Text একই থাকে.
তবে প্রতিটি নথিতে আপনি কিছু Unique দেখতে পাবেন। এইভাবে মেইল মার্জ আমাদের সময় এবং প্রচেষ্টা বাঁচায়! মেইল মার্জের প্রধান সুবিধা.
2. দ্রুত
মেইল মার্জে, আপনি দ্রুত আপনার ক্লায়েন্ট, কর্মী, কর্মচারীদের কাছে প্রেরণের জন্য নথিগুলি প্রস্তুত করতে পারেন.
3. নমনীয়তা
মেইল মার্জ অনেকগুলি লেটার্স পোস্টকার্ড এবং লেবেল ইত্যাদির জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে এবং আপনি মেইল মার্জ টেম্পলেটটিতে কাস্টম রঙ, গ্রাফিক, টাইপোগ্রাফি ইত্যাদি যুক্ত করতে পারেন.
এমনকি কিছু পরিষেবা যাতে আপনি মেইল মার্জে নিজের হস্তাক্ষরটি ব্যবহার করতে পারেন, ফলে মেইল মার্জ আপনাকে অন্তহীন বিকল্প সরবরাহ করে, এর নমনীয়তা মেইল মার্জকে বিশেষ করে তোলে.
4. খরচ বাঁচায়
মেইল মার্জ কেবল আপনার সময় সাশ্রয় করে না, এটি ব্যয়-কার্যকরও। মেইল মার্জ আপনাকে ব্যয়বহুল লেটারহেডগুলি কেনার হাত থেকে সুরক্ষা দেয়, আপনি সহজেই মেইল মার্জের সাহায্যে টেমপ্লেট তৈরি করতে পারেন এবং যখন আপনার প্রয়োজন হবে সেগুলি মুদ্রণ করতে পারেন.
5. সহজ
এটি মেইল মার্জের সবচেয়ে বিশেষ সুবিধা! যে কোনও সংস্থা মেইল মার্জ ব্যবহার করে তার শেয়ারহোল্ডারদের কাছে একটি স্ট্যান্ডার্ড চিঠি পাঠাতে পারে! এই প্রক্রিয়াতে, সংস্থাকে প্রতিটি নাম এবং ঠিকানা ম্যানুয়ালি পরিবর্তন করার দরকার নেই.
মেইল মার্জ শত শত অক্ষর এবং এনভলপ তৈরি করতে সক্ষম এবং যদি আপনি কোনও ব্যক্তির কাছে পৌঁছে যান তবে অনুভূত হয় যে কোনও ব্যক্তির জন্য একটি চিঠি লেখা হয়েছে.
6. টেমপ্লেট পুনরায় ব্যবহার
MS Word এর এটি মেইলের এক বিশেষ বৈশিষ্ট্য! যা ডেটা বেসে স্টোরের নাম এবং ঠিকানার জন্য একটি ব্যক্তিগত চিঠি, গ্রিটিং কার্ড এবং যোগাযোগ তৈরি করতে কাজ করে.
এটির সাহায্যে একবার টেমপ্লেটটি ব্যবহার করা গেলে আপনি ভবিষ্যতে যে কোনও সময় এটি পুনরায় ব্যবহার করতে পারবেন.
7. আপনি পছন্দ করুন
Mail Merge এর সাহায্যে আপনি যা সম্পাদনা বা কাস্টমাইজেশন করতে চান তা অনায়াসেই করতে পারেন! এর অর্থ আপনি মেল একীকরণের সাহায্যে টেবিল, গ্রাফিক্স, রং ইত্যাদি যুক্ত করতে পারেন.
এবং সবচেয়ে বড় বিষয় হ’ল আপনি যদি কোনও নথিতে কোনও বৈশিষ্ট্য প্রয়োগ করেন তবে আপনাকে সমস্ত ডকুমেন্টগুলিতে পরিবর্তন করতে হবে না। কেবলমাত্র মূল নথিটি সম্পাদনা করা হয়েছে এবং এটি সমস্ত নথিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ করা হবে.
8. ঝরঝরে ও পেশাদার
Mail Merge এর বিশেষত্ব হ’ল এটি আপনার কাজকে একটি পরিষ্কার এবং পেশাদার চেহারা দেয়! এতে আপনি নিজের উত্সের তথ্য ছোট তথ্য ইউনিটে ভাগ করেন.
যাতে আপনি আপনার তথ্যের সাথে আরও নমনীয় হতে পারেন এবং এটি আপনার কাজকে পরিষ্কার এবং পেশাদার করে তোলে.
9. শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস এবং বিকল্পসমূহ
প্রাপকের প্রয়োজন অনুসারে আপনি দস্তাবেজগুলি সম্পাদনা বা কাস্টমাইজ করতে পারেন। এটির সাহায্যে আপনি দস্তাবেজটিকে আরও ফর্ম্যাট করতে পারেন
MS Word এ Mail Merge কিভাবে ব্যবহার করবেন?
বন্ধুরা, আমরা এখানে আপনাকে ধাপে ধাপে মেইল মার্জটি কিভাবে ব্যবহার করবেন দেওয়ার চেষ্টা করেছি, তাই নীচের দেওয়া পদক্ষেপগুলি সাবধানে বুঝুন! :-
1. বন্ধুরা MS Word এ মেইল মার্জ ফিচার্সটি ব্যবহার করতে প্রথমে আপনার কম্পিউটারে Ms-Word অ্যাপ্লিকেশনটি ওপেন করুন। এখানে MS Word টি খোলার পরে, Mailings Option টি শীর্ষে উপস্থিত হবে, এটিতে ক্লিক করুন.
2. এর পরে, এখানে Start Mail Merge এর Option এ ক্লিক করুন এবং ক্লিক করার পরে, অনেক Option আপনার সামনে উপস্থিত হবে! তাই বন্ধুরা প্রথমবারের জন্য মেইল মার্জ ব্যবহার করতে চলেছে, তাই এখানে নীচের Option টি Step By Step Mail Merge Wizard টিতে ক্লিক করুন.
3. এখন এটি করার ফলে আপনার ডানদিকে একটি উইন্ডো খুলে যাবে এবং এখানে অনেকগুলি Option রয়েছে, আপনি যে Document টিতে কাজ করতে চান, সেগুলি যেমন – Letters, E-Mail Message, Envelope ইত্যাদি.
4. ধরুন আমরা Letter এ কাজ করতে চাই। তাই Letters নির্বাচনের পরে একেবারে নীচে Starting Document এর একটি Option দেখানো হচ্ছে, এটিতে ক্লিক করুন.
5. এখন এখানে অনেকগুলি Option আসার পরে, প্রথম Option টি বর্তমান নথিটি নির্বাচন করুন এবং নীচের অংশে Option টি ক্লিক করুন যা পরবর্তী: প্রাপক নির্বাচন করুন.
6. বন্ধুরা, এখন একটি নতুন উইন্ডো পাশের দিকে উপস্থিত হবে! আপনি যদি প্রথমবারের জন্য মেইল মার্জ ব্যবহার করে থাকেন, তবে আপনার সামনে বেশ কয়েকটি Option রয়েছে যার সামনে আপনাকে Type A New List Option টি Select করতে হবে। এটি করার সময়, আপনাকে ঠিক Create বোতামে ক্লিক করতে হবে.
7. Create এ ক্লিক করার পরে, আপনার সামনে একটি নতুন উইন্ডো খোলা হবে, এখন এই উইন্ডোটিতে আপনাকে কী করতে হবে তা যত্ন সহকারে বিবেচনা করুন.
8. এখানে আপনার অনেকগুলি ক্ষেত্র রয়েছে যেমন – Heading, First Name, Last Name, Company Name ইত্যাদি। এগুলির আপনার কোনও প্রয়োজন নেই, এজন্য আপনি Customized কলামতে ক্লিক করুন.
9. বন্ধুরা, তারপরে সমস্ত ক্ষেত্রের নামগুলি এখানে আপনার সামনে উপস্থিত হবে! এখন আপনি যদি এখান থেকে চান, আপনি এই ক্ষেত্রের যে কোনও নামও যুক্ত করতে পারেন, নাম পরিবর্তন করতে পারেন, আমরা আপনার প্রয়োজন অনুসারে এখানে সমস্ত ফিল্ডের নামগুলি পুনরায় তৈরি করব, এখন সব গুলি Delete করুন.
10. তারপরে এখানে প্রদর্শিত Delete বোতামটি ব্যবহার করে এই সমস্ত ক্ষেত্রের নাম Delete করুন । এর পরে এখানে আপনি দেখতে পাবেন যে সমস্ত ক্ষেত্রের নাম মুছে ফেলা হয়েছে। এখন আমরা আমাদের ইচ্ছে মতো যে ক্ষেত্রটি যুক্ত করতে চাই, আমরা Add বাটনে ক্লিক করে এটি যুক্ত করব.
11. বন্ধুরা, এখন আপনি দেখতে পাচ্ছেন যে Add বাটনে ক্লিক করে আমরা কেবলমাত্র ফিল্ডের নামটি যুক্ত করেছি যা আমরা চেয়েছিলাম। বন্ধুদের যুক্ত করার পরে, নীচের ঠিক আছে বোতামে ক্লিক করুন.
12. এখন বন্ধুরা এখানে, আপনাকে একের পর এক লোকের নাম, ঠিকানা, শহর, পিন কোড টাইপ করতে হবে! যার জন্য আপনি এই চিঠি প্রস্তুত করছেন। একজনের ডেটা টাইপ করার পরে, পরবর্তী ব্যক্তির জন্য ডেটা সেট করতে নতুন এন্ট্রিতে ক্লিক করুন.
13. তেমনিভাবে, আপনি যাদের জন্য একটি চিঠি প্রস্তুত করতে চান তাদের জন্য নাম শহরের ঠিকানা কোড দিন। আপনি এর মতো 100 জনেরও বেশি Data Setup করতে পারেন। তারপরে Right বাটনে ক্লিক করুন!
14. বন্ধুরা, ঠিক আছে বোতামটি ক্লিক করার পরে, আপনাকে এই তথ্যটি আপনার সামনে সংরক্ষণ করতে বলা হবে! আপনি এই File টি কম্পিউটারে Save করুন। তারপরে, নতুন উইন্ডোটি খোলার পরে এটি Open হবে.
15. এখন ডানদিকে উইন্ডোটির নীচে, Next এর Option রয়েছে: আপনার Write Letter , এটিতে ক্লিক করুন, বন্ধুরা, এখন মূল কাজটি এখানে রয়েছে, এখন আপনাকে এখানে আপনার চিঠিটি টাইপ করতে হবে.
16. চিঠিতে মেইল মার্জ ব্যবহার করতে, যেখানেই আপনাকে নাম ক্ষেত্রটি মার্জ করতে হবে, আপনি সবেমাত্র তৈরি করা একটিতে প্রবেশ করতে পারেন। এটি করতে, পাশের উইন্ডোতে আরও Items একটি Option রয়েছে, এটিতে ক্লিক করুন.
17. এখন, আপনার সামনে নাম, ঠিকানা, শহর, পিন কোড, যা কিছু ক্ষেত্র আপনার প্রয়োজন অনুসারে যুক্ত করা হয়েছে! সবার আগে, আপনি যদি নিজের Letter to পরে নাম ক্ষেত্রটি আসতে চান তবে Insert ক্লিক করুন এবং নাম ক্ষেত্রটি Insert করুন.
18. এর পরে Close এ ক্লিক করুন এবং এখন যেখানে আপনি চিঠিতে অন্য একটি ফিল্ডের নাম ঢোকাতে চান, ওখানে দ্বিতীয়বার More Items এ যান এবং এখন ঠিকানাটি Entry করান.
19. বন্ধুরা যেখানেই আপনাকে ক্ষেত্রটি Insert করতে হবে সেখানে, যেখানে তাদের প্রয়োজন সেখানে প্রবেশ করান, Insert করার পরে, আপনাকে এখন আপনার চিঠিটি টাইপ করতে হবে.
20. Letter টি সম্পূর্ণ টাইপ করার পরে, আপনাকে এখানে Right Side উইন্ডোতে আপনার Letter এর Preview Option টি ক্লিক করতে হবে.
21. বন্ধুরা এখানে, আপনি দেখতে পারেন যে এই নাম, ঠিকানা, যা আমরা Field এ Entry করিয়েছিলাম, এখানে স্বয়ংক্রিয় রেফারেন্স দিচ্ছে! এখন আপনি যদি নাম, ঠিকানা বা এই শব্দগুলির যে কোনও একটি Modify করতে চান তবে আপনি এটিও করতে পারেন। এটি করার পরে, নীচের ডানদিকে উইন্ডোতে Complete The Merge করার বিকল্প রয়েছে, এটিতে ক্লিক করুন.
22. এটি করার পরে, আপনি যদি এই চিঠিগুলি আলাদাভাবে দেখতে চান, তবে Edit Individual letter’s ক্লিক করুন। এখন কিছু অপশন এখানে আপনার সামনে উপস্থিত হবে, আপনি যদি সমস্ত Letter আলাদাভাবে দেখতে চান তবে All এ ক্লিক করুন.
বন্ধুরা, এখানে আপনি প্রস্তুত থাকা সমস্ত ব্যক্তির নাম, ঠিকানা ইত্যাদি রেকর্ড দেখতে পারবেন! এই সমস্ত লোকের নাম এবং ঠিকানাগুলির জন্য পৃথক letters দৃশ্যমান। এখন আপনি Individual ভাবে এই চিঠিগুলিও Print করতে পারেন, এছাড়াও আপনি Individual এই চিঠিগুলি Print করতে এবং এটিকে Envelope এ রেখে Post করতে পারেন.
আমাদের শেষ কথা
তাই বন্ধুরা, আমি আশা করি আপনি অবশ্যই একটি Article পছন্দ করেছেন (মেইল মার্জ কি | What is Mail Merge in Bengali)। আমি সর্বদা এই কামনা করি যে আপনি সর্বদা সঠিক তথ্য পান। এই পোস্টটি সম্পর্কে আপনার যদি কোনও সন্দেহ থাকে তবে আপনাকে অবশ্যই নীচে মন্তব্য করে আমাদের জানান। শেষ অবধি, যদি আপনি Article পছন্দ করেন (মেইল মার্জ কি), তবে অবশ্যই Article টি সমস্ত Social Media Platforms এবং আপনার বন্ধুদের সাথে Share করুন।
